Panduan langkah demi langkah untuk menyampaikan laporan pengaduan. Tidak perlu akun atau login, cukup buka browser.
Siapa yang bisa melapor? Pelaporan dapat dilakukan oleh seluruh pemangku kepentingan WIKA Gedung, baik karyawan internal, mitra kerja, maupun masyarakat umum. Anda tidak perlu membuat akun atau melakukan login untuk menyampaikan laporan.
A1. Cara Menyampaikan Laporan
1
Buka Halaman Utama WBS
Pelapor
Akses portal WBS WIKA Gedung melalui browser Anda. Pada halaman utama, klik tombol "Buat Laporan" untuk memulai pengisian formulir pengaduan.
Halaman utama aplikasi WBS: klik tombol "Buat Laporan" untuk memulai
2
Pilih Kategori Pelanggaran
Pelapor
Pilih kategori pelanggaran yang paling sesuai dengan kejadian yang dilaporkan. Apabila ragu menentukan kategori yang tepat, Tim Kepatuhan akan melakukan verifikasi dan penyesuaian pada tahap penelaahan awal.
Pilih salah satu dari 4 kategori pelanggaran yang tersedia
Kategori
Contoh Kasus
Penyuapan
Gratifikasi, komisi tidak sah, pemerasan, donasi mencurigakan
Penyalahgunaan Wewenang
Manipulasi, penggelapan, penyalahgunaan aset, pelanggaran SOP, pemotongan nilai
Pelanggaran Kode Etik
Pelecehan, perundungan, diskriminasi, tindakan balasan terhadap pelapor
Sebelum masuk ke formulir pelaporan, layar akan menampilkan ketentuan perlindungan kerahasiaan data. Baca ketentuan tersebut hingga selesai, kemudian gulir (scroll) ke bagian bawah halaman untuk mengaktifkan tombol "Saya Setuju".
Modal komitmen perlindungan data: scroll hingga bawah lalu klik "Saya Setuju"
4
Pilih Mode Identitas
Pelapor
Pilih mode kerahasiaan identitas sesuai keinginan Anda saat menyampaikan laporan:
Mode
Keterangan
Fasilitas & Ketentuan
Terbuka (Identitas Diketahui)
Nama dan kontak Anda dapat diketahui oleh tim pemeriksa.
Tim pemeriksa dapat menghubungi Anda untuk klarifikasi lanjutan. Surat pemberitahuan hasil investigasi (PDF) dikirimkan ke email Anda.
Rahasia (Identitas Disamarkan)
Anda mencantumkan kontak, namun nama Anda disamarkan dari tim pemeriksa.
Anda tetap menerima pemberitahuan perkembangan kasus via email tanpa menyebutkan rincian sensitif.
Anonim (Tanpa Identitas)
Anda tidak perlu mengisi nama, email, maupun nomor telepon sama sekali.
Pemantauan perkembangan dan pengunduhan surat hasil akhir dilakukan mandiri melalui menu Cek Status dengan Nomor Tiket dan PIN.
Data identitas pelapor disimpan dalam bentuk terenkripsi. Akses pembukaan identitas dibatasi hanya untuk Ketua Tim Kepatuhan dan Direksi apabila diperlukan untuk kepentingan investigasi, dan setiap akses tersebut tercatat di dalam log audit.
5
Isi Detail Kasus
Pelapor
Uraikan kronologi kejadian secara lengkap dan runtut, mencakup keterangan apa yang terjadi, pihak yang terlibat, waktu, lokasi, serta bagaimana pelanggaran dilakukan. Kolom bertanda bintang (*) wajib diisi.
Form detail kasus: jenis kasus dan sumber informasi
Form detail kasus: pihak terlibat, unit kerja, lokasi
Form detail kasus: waktu kejadian, saksi, unggah bukti
Melampirkan BuktiUnggah dokumen atau foto pendukung bukti pelanggaran (format PDF, JPG, atau PNG dengan ukuran maksimal 10 MB per file). Untuk file berukuran besar, rekaman video, atau audio, cantumkan tautan (link) Google Drive atau OneDrive pada kolom yang disediakan.
6
Kirim Laporan & Simpan Nomor Tiket + PIN
Pelapor
Periksa kembali kelengkapan data laporan Anda, kemudian klik tombol "Kirim Laporan". Setelah laporan berhasil dikirim, sistem akan menampilkan Nomor Tiket (format: WBS-YYYY-XXXXXX) dan PIN 6 angka.
Konfirmasi laporan berhasil (Nomor Tiket dan PIN ditampilkan satu kali saja)
Catat dan Simpan Nomor Tiket serta PINNomor Tiket dan PIN hanya ditampilkan satu kali pada halaman ini. Segera catat, salin, atau tangkap layar (screenshot) informasi tersebut dan simpan di tempat yang aman. PIN tidak dapat dipulihkan oleh sistem apabila hilang atau lupa.
A2. Memantau Status Laporan (Cek Status)
7
Buka Halaman Cek Status
Pelapor
Klik menu "Cek Status" pada bagian atas halaman portal. Masukkan Nomor Tiket dan PIN, kemudian klik tombol "Cek Status". Fitur ini berlaku untuk seluruh mode pelaporan, termasuk mode Anonim.
Halaman Cek Status: masukkan Nomor Tiket dan PIN untuk melihat perkembangan laporan
Keamanan Cek StatusUntuk mencegah akses yang tidak sah, sistem akan mengunci halaman Cek Status selama 5 menit apabila terjadi kesalahan input PIN sebanyak 5 kali berturut-turut.
Pra-isi Nomor Tiket Otomatis via LinkAnda dapat menyimpan (bookmark) tautan Cek Status yang disertai parameter tiket (contoh: https://wbs.wege.test/cek-status?tiket=WBS-...). Saat tautan dibuka, Nomor Tiket akan terisi secara otomatis sehingga Anda hanya perlu memasukkan PIN.
8
Tampilan Hasil Cek Status & Pemantauan Perkembangan
Pelapor
Setelah memasukkan Nomor Tiket dan PIN yang sah, sistem akan menampilkan dasbor pemantauan laporan Anda. Pada halaman ini, Anda dapat melihat nomor tiket, status penanganan terkini, alur progres investigasi (timeline), fitur tanya jawab anonim bersama petugas, serta tombol untuk mengunduh surat keputusan akhir apabila kasus telah selesai.
Tampilan Hasil Cek Status: memuat ringkasan laporan, alur progres penanganan, dan kolom tanya jawab anonim
Tahapan Status yang Ditampilkan
Laporan Diterima
Laporan Anda telah kami terima di dalam sistem.
Sedang Ditinjau
Tim sedang menelaah dan memverifikasi laporan Anda.
Investigasi
Laporan sedang ditindaklanjuti dengan investigasi lapangan.
Kesimpulan
Hasil investigasi sedang dirangkum dan disimpulkan.
Keputusan
Rekomendasi sanksi dan keputusan akhir sedang diproses.
Selesai
Penanganan selesai. Surat hasil siap diunduh (PDF).
Klarifikasi Dua ArahHalaman Cek Status menyediakan fitur komunikasi dua arah. Pelapor dapat memberikan keterangan tambahan, menjawab pertanyaan petugas, atau melampirkan bukti baru secara aman tanpa membuka identitas.
Unduh Surat Hasil Penyelesaian Kasus (PDF)Apabila penanganan laporan telah mencapai status SELESAI, tombol "Unduh Surat" akan tersedia di halaman Cek Status. Pelapor (termasuk pada mode Anonim) dapat mengunduh surat pemberitahuan hasil penanganan kasus berformat PDF.
Tanya Jawab Pelapor
Jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan seputar kerahasiaan, PIN, dan notifikasi.
Apakah identitas pelapor dijamin kerahasiaannya dan tidak diketahui oleh pihak terlapor?
Sistem WBS menjamin kerahasiaan identitas pelapor. Pada mode Anonim, sistem tidak meminta atau mencatat identitas pelapor sama sekali. Pada mode Rahasia atau Terbuka, data identitas disimpan secara terenkripsi dan hanya dapat diakses oleh Ketua Tim Kepatuhan atau Direksi apabila diperlukan untuk kepentingan investigasi. Pihak yang dilaporkan tidak akan pernah diberitahu mengenai identitas pelapor.
Bagaimana jika pelapor lupa atau kehilangan PIN?
PIN tidak dapat dipulihkan atau diatur ulang oleh siapa pun, termasuk oleh administrator sistem, karena sistem hanya menyimpan sandi acak terenkripsi. Apabila PIN hilang atau lupa, pelapor perlu membuat laporan baru dan menyimpan PIN baru tersebut di tempat yang aman.
Berapa lama estimasi waktu proses penanganan laporan?
Penelaahan dan verifikasi awal oleh PIC dan Tim Kepatuhan memakan waktu 1 s.d. 3 hari kerja. Apabila laporan dilanjutkan ke tahap investigasi lapangan, proses penanganan dapat berlangsung hingga maksimal 90 hari. Pelapor dapat memantau perkembangan status laporan sewaktu-waktu melalui menu Cek Status.
Mengapa saya tidak menerima notifikasi email dari sistem?
Notifikasi email hanya dikirimkan apabila pelapor mencantumkan alamat email yang valid saat mengisi formulir laporan. Pelapor mode Anonim tidak menerima email karena tidak mengisi data kontak.
